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Comment choisir une salle de séminaire ?

Vous prévoyez d’organiser un séminaire, mais vous avez du mal à choisir le lieu et la salle? Voici quelques conseils pour vous aider à faire votre choix.

Choisir une salle de séminaire en fonction de son audience

Avant de choisir une salle de séminaire à Lyon, il est important de déterminer quels sont les objectifs, ainsi que le but principal de l’événement. Cela permet d’affiner les recherches et de déterminer le type de salle le plus approprié. S’il s’agit d’un séminaire pour étudiants, il est conseillé de choisir une salle au sein d’une enceinte universitaire. Par contre, si l’événement est destiné aux professionnels, il est conseillé de choisir une salle de séminaire au sein d’un hôtel ou d’un établissement haut de gamme.

Une fois que vous avez défini l’objectif et la portée de votre atelier ou séminaire, vous devez déterminer où vous voulez le tenir et pourquoi vous voulez l’organiser à cet endroit particulier. Les principaux facteurs de choix d’une salle de séminaire sont généralement l’emplacement, le coût, les disponibilités, la capacité et les équipements fournis. Vos priorités peuvent toutefois différer de celles d’autres entreprises et organisations à la recherche d’un espace pour organiser un séminaire ou un atelier.

L’emplacement

La plupart des organisateurs de séminaires privilégient l’emplacement en raison de l’importance de l’accessibilité des lieux. Il est en effet indispensable que les lieux soient facilement accessibles pour ne pas décourager les participants et les invités. La proximité des transports en commun et la commodité sont donc indispensables. La disponibilité de places de stationnement est également un facteur important dans le choix d’un lieu pour un séminaire ou d’une session de formation. Si vous organisez un atelier de plusieurs jours avec des participants de l’extérieur, il faut prévoir des hébergements à proximité de la salle.

Ambiance et style de la salle

Toutes les salles de séminaire ne sont pas conçues de la même façon. Certaines sont plus appropriées aux formations, d’autres aux conférences et aux séminaires. Toutefois, la décoration et la disposition des sièges peuvent tout changer. Il est important de créer une ambiance et une atmosphère adaptée à l’événement pour tout soit cohérent et que le message soit bien transmis. Ne sacrifiez pas l’ambiance et les commodités des salles de réunion pour économiser de l’argent.

Bien aménager la salle

Lorsque vous avez trouvé le lieu et la salle de séminaire qui vous convient. Vous devez réfléchir à la disposition de la salle et en particulier au style de votre siège. Avant de réserver le lieu, assurez-vous qu’il dispose des types de sièges adaptés aux besoins de votre séminaire. Certes, cela semble inutile, mais cet élément garanti le confort des participants et des invités lors de l’événement. Il est donc important de bien choisir les chaises. Outre cet élément, il est aussi important de prendre en compte les installations et les équipements.

Offres d’installations

Lorsque vous recherchez un lieu de séminaire à Lyon, vous devez vous informer sur les types d’installations offerts par la salle. Il faut également se renseigner si ces éléments sont inclus dans le coût de location de la salle ou non. Parmi les éléments de base dont vous pourriez avoir besoin lors de séminaire on peut distinguer: la connexion Wi-Fi, une imprimante et des fonctionnalités de vidéoconférence. Selon les besoins de la réunion, les autres types d’équipements dont vous aurez besoin doivent être réservés à l’avance. Le support sur site est un autre facteur à considérer avant de choisir une salle de séminaire. Par exemple, un personnel informatique ou un traiteur sur site, peuvent être indispensable. Déterminez quel type de support est inclut dans l’offre avant de choisir un lieu.